resume buku-buku berkaitan dengan ilmu perpustakaan

JUDUL          : PENGANTAR ILMU DOKUMENTASI

Pengarang      : Soejono trimo, mls.

Penerbit          : Bandung: Remadja Karya. 1987

1. HAKIKAT DOKUMENTASI

            Dokumentasi berasal dari kata dokumen yang dalam bahasa inggris lebih di kenal engan istilah record ataupun recorded material. yang artinya semua baan pustaka, baik itu berbentuk ulisan, cetakan maupun dalam bentuk rekaman seperti pita suara, vidiotipes, film, filmstrip, slide, mikrofilm, microfice, gambar dan foto. Dari penjelasan di atas maka dapat disimpulakan pengertian dokumentasi versi yang pertama adalah suatu kumpulan atau koleksi dokumen-dokumen tentang bidang pengetahuan tertentu ataupun mengenai kegiatan tertentu. Maka titik beratnya terletak pada pembinaan dan pengembangan suatu kumpulan atau koleksi bahan pustaka yang mengandung informasi (data , fakta statement) yang relavan dengan bidang-bidang pengetahuan maupun kegiatan yang menjadi kepentingan instansi atau korporasi yang membina unit kerja dokumentasi tersebut.

            Dan versi yang kedua dokumentasi adalah segala aktivitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan  atau pengadaan (secara selektif), pemrosesan (pengelolaan dokumen-dokumen) secara sistematis dan ilmiah, serta mendistribusikan inforasi kepada para jasa informasi. Yang arinya mencoba mendefinisikan dokumen itu dari hakikat fungsi tau tegas atau pekerjaannya, lebih menekankan pada sistematika dan sistematik dokumen itu sendiri. Bila di tinjau dari sudut karakteristik sistemtersebut sebagai satu keseluruhan, maka ia:

1. Bersifat terbuka yang selalu berinterksi dengan lingkunagannya.
2. Ia memiliki komponen-koponen atau bagian-bagian antar satu dengan yang lainnya.
3. Sejalan dengan butir dua di atas, maka tampak adanya sifat interdepensi di antara semua subsistemnya.
4. Sebagai suatu sistem maka ia memiliki kapasitas untuk menyesuaikan dirinya dengan keadaan dan lingkungan yang di hadapinya melalui alur umpan baliknya.
5. Organisasi atau korprasi merupakan suatu sistem ampu mengatur dirinya sendiri melalui interaksi yang dinamis di antara komponen-komponen yang ada dalam tubuhnya.
6. Organisasi sebagai suatu sistem eksistensinya mempunyai tujuan yang tertantu sehinggan komponen stau sistem yang adadalam tubuhnya di arahkan untuk berperan serta dalam mencapai tujuan tersebut.

Hakikat informasi

            Informasi merupakan suatu keluaran atau produk yang berasal dari data yang telah diproses dan di manipulasikan untuk menunjang tercapinya suatu tujuan yang tertentu, yang lazimnya di manfaatkan sebagai penjelasan lengkap laporan. Menurut pendapat Martino (1968) yanga mengatakan informasi itu sebenarnya adalah sepoting pengetahuan yang mengandung unsur kejutan sebab, jika tidak mengandung undure kejutan ini, maka ia di anggap tidak relavan ataupun hanya di anggap sebagai data biasa saja.

            Karakterisik suatu informasi adalah;

1. Ia bergerak (mengalir)
2. Ia mengandung unsur kejutan

Beda dokumntasi dengan perpustakaan

Perbedaan dokumentasi denagan perpustakaan yaitu dari sifat layanannya, sifat layanan informasi perpustakaan adalah pasif, dan layanan unit dokumentasi itu bersifat relatif lebih aktif. perbedaan juga pada aktivitas perpustakaan dan dokumentasi pada:

1. macam bahan pustaka yang mendapat perharian
2. cara penggarapan informasi yang terdapat di dalam bahan pustaka  atau dokumen.
3. macam petugasnya.

Dokumentalis

Dokumentalis adalah orang yang melakukan dokumentasi. Bagi pustakawan, yang menjadi perhatian utama adalah obyek materinya (buku, majalah, dan lain-lain), sedangkan bagi dokumentalis adalah informasi yang dapat diperoleh dari dokumen buku, artikel, majalah. Namun pendapat tersebut belum sepenuhnya benar. Sekarang yang menjadi unit rujukan (referensi adalah dokumen yang memuat informasi, dan informasi tidak bisa disusun tanpa menyusun dokumen terlebih dahulu. Informasi memerlukan dasar dokumentasi dan melalui dokumen aaubahan pustaka informasi disalurkan. Sebelum disalurkan dokumen harus melewati proses pemilihan, pengawasan dan penyimpanan.

2. KEDUDUKAN UNIT DOKUMENTASI DALAM SATU ORGANISASI ATAU KORPORASI

Sebagai suatu subsistem dari sisitem informasi yang ada ia amat berkepentingan atas:

1. Desain sruktur komunikasi dari organisasi penuangnya agar ia dapat menempati posisi kunci dalam menampung, memproses dan menyalurkan informasi yang mengalr di dalam tubuh organisasi yang bersangkutan maupun yang masuk dari luar tubuh organisasi itu.
2. Pola jalur informasi, arus informasi,dan keputusan-keputusan yang di ambil dalam organisasi atau korporasi yang bersangkutan.

Faktor-faktor tingkat fungsionalisasi unit dikumentasi:

1. Adanya kesiapan dan kapasitas unit dokumentasi tersebut dalam turut menunjang tercapainya pelaksanaan tugas.
2. Sikap dan orientasi pimpinan organisasi atau korporasi yang bersangkutan.

Rangsangan untuk desentralisasi

            Terjadi diferensiasi dalam unit dokumentasi agar subunit-subunit utamanya mampu menghadapi dan melayani lingkungan-lingkungannya. Artinya unit pusat dokumentasi itu berusaha seoptimal mungkin menghadapi dirinya sesuai dengan gerk perkembangan srtuktur organisasi atau korporasi.

            Contoh terjdinya proses desentralisasi misalkal LIPI, Pertamina, PT Nartano, dan BKS Penfin

3. KOLEKSI SUMBER INFORMASI UNIT DOKUMENTASI

Isi koleksi suatu pusat unit dokumentasi ialah semua dokumen yang erat kaitannya dengan tujuan dan program kerja lembaga organisasi yang di layaninya. Ada baiknya bila kita memandang suatu organisasi iu sebagai suatu badan yang dapat di tinjau dari enam dimensi yang saling bergantung atara yang satu dengan yang lainya, yakni lingkungan temat ia hidup, strategi yang telah dan akan di tetapkan, prigram yang akan di jalankan, struktur organisasinya, prilaku yang terjadi di organisasi itu, dan teknologi yng di terpkan.

Informasi apasaja yang di butuhkan oleh suatu organisasi tersebut dari keenam dimensi tersebut:

1. Dimensi lingkungan
2. Dimensi strategi
3. Dimensi program
4. Dimensi struktur organisasi
5. Dimensi prilaku
6. Dimensi teknologi

4. SISTEM JARINGAN INFORMASI

Jaringan adalah kombinasi hardware, software, dan pengkabelan (cabling), yang secara bersama-sama memungkinkan berbagai peranti komputasi untuk berkomunikasi satu sama lain.

Pengertian Teknologi Informasi Menurut TI dapat diartikan sebagai teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah serta menyebarkan informasi. Teknologi Informasi atau IT (Information Technology) merupakan mata rantai dari perkembangan SI (Sistem Informasi). Kalau dilihat dari susunan kata, yakni kata teknologi dan informasi, maka teknologi informasi dapat diartikan sebagai hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima Pengertian Sistem Informasi Sistem adalah kumpulan elemen berhubungan yang merupakan suatu kesatuan. Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “Systema”, yang dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan.  

Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitasatau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yangbermaksud menata jaringan komunikasi yang penting,proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantumanajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat

Jaringan Perpustakaan adalah suatu sistem hubungan perpustakaan, memerintahkan atau struktur menurut berbagai bentuk perjanjian, melalui komunikasi yang berkelanjutan dapat mengambiltempat dan dengan cara yang bibliografi dan informasi lainnya, bahan dokumenter, dan keahlian,dari jenis dan ke Gelar disepakati, dan dikirimkan. Jaringan Perpustakaan adalah organisasi formal, terdiri dari anggota perpustakaan yang memiliki beberapa tujuan bersama, dan bahwa mewujudkan tujuan sebagian melalui ketergantungan padateknologi komputer dan telekomunikasi Perpustakaan koperasi: kadang-kadang digunakan sebagai pengganti jaringan untuk menyiratkan bahwadan usaha yang lebih luas dan tidak selalu menggunakan fasilitas komputer atau telekomunikasi untukmemenuhi tujuan.Informasi jaringan terdiri dari kelompok individu atau organisasi yang bertukar informasi dalam berbagaibentuk tetapi pada basis reguler dan terorganisasi.

Norma prilaku dan kehidupan sistem jaringan

1. Cenderung memperketat pelaksana norma-norma jika hal itu menjamin tercapainya kesuksesan dan kelangsungan hidupnya.
2. Menetapkan norma-norma prilaku secara tegas apabila di pandang hal itu memang merefleksikan keinginan-keinginan para pemuka atau para anggota yang berpengaruh dalam sistem jaringan yang bersangkutan.
3. Sistem akan emerapkan suatu norma secar ketat apabila ternata bahwa sisem itu pernah mengalami suatu peristuwa kritis dalam perjalanan hidupnya, sehingga di pandang perlu adanya norma tertentu untuk di pegang teguh oelh semua anggotanya.
4. Norma di terapkan secara ketat karea secara kebetulan ada suatu pernyataan yang terang-terangan dari seseorangtokoh maupun dokumentalis yang berpengaruh.
5. Keputusan-keputusan yang di ambilsecara bersama dan denga sadar menyebabkan para anggota sisem jaringan memegang teguh norma-norma prilaku yang bersangkutan.
6. Norma sistem jaringan informasi akan di perkuat apabila dipandang bahwa hal itu akan dapat memperkuat dan memppertegas peran-peran khusus anggotanya secara individu.

Implikasi norma dalam sistem jaringan informasi

            Keefektifan suatu sistem jaringan informasi tergantung pada 3 faktor yaitu:

1. Norma yang ada di dalam sistem
2. Tingkatan kekohesifan para nggota pada sistem
3. Sikap pihak penelola sistem

Tingkatan kokohesifan suatu kelompok kerja di tentukan oleh:

1. Tujuan bersama yang ada
2. Persamaan dalam sikap dan sistem nilai di kalangan para naggotanya

5. PENGORGANISASIAN DOKUMEN

Secara sederhana, organisasi dokumen bisa diartikan sebagai suatu alat , wadah atau aktivitas kerjasama untuk mengatur dokumen-dokumen yang ada untuk mencapai tujuan bersama dengan pola tertentu yang perwujudannya memiliki kekayaan baik fisik maupun non fisik. Sehingga bisa dimungkinkan terjadinya suatu konflik dalam sebuah organisasi yang dikarenakan oleh adanya ketidakselarasan tujuan, perbedaan interpretasi fakta, ketidaksepahaman yang disebabkan oleh ekspektasi perilaku dan sebagainya.

Manfaat pengorganisasian dokumen:

1. Terpeliharanya dengan baik
2. Tersusun secara sistematis
3. Mudah di mengerti dan di gunakan
4. Terjamin konsistensinya
5. Bersifat ekonomis

Bentuk fisik sumber informasi

1. Buku, mencakup buku referensi, handbook, serta laporan-laporan yang telah di jilid.
2. Manuskrip atau naskah
3. Pampflet, brosur leaflet
4. Majalah atau terbitan berkala
5. Film
6. Filmstrip
7. Slide atau microfiche
8. Foto, gambar, grafik, peta
9. Tape, video-tepe
10. Surat-surat

Proses penglohan dokumen

            Ada beberapa yang harus di kerjakan dalam pengolahan dokumen-dokumenyang masuk ke dalam unit atau pusat dokumentas, mulai dari pemeriksaan atas dokumen-dokumen tersebut sampai mereka tersusun pada masing-masing tempat penyimpanan dokumen menurut jenisnya masing-masing. Urutan langkahlangkah tersebut adalah sebagai berikut:

Pemeriksaan atas dokumen yang masuk

            Semua data yang masuk akan di periksa dengan seksama untuk mengeathui:

1. Dikumen tersebut sesuai dengan yang di pesan atau di butuhkan oleh organisasi atau badan korporasi yang bersangkutan
2. Kondisi dokumen tersebut baik
3. Sortirlah dokumen-dokumen yang masuk menurut kelompok jenisnya

Inventaris dokumen

            Pada dasarnya semua dokumen yang masuk harus di inventarisasi, kecuali jenis bahan pustaka kategori ephemeral materials yang tidak membutuhkan proses tersebut.

            Langkah-langkah inventaris dokumen:

1. Semua jenis dokumen di beri cap istansi atau organisasi yang bersangkutan
2. Pada sisi sebelah kanan halaman judul hendaknya di erakan cap agenda; tanggal, nomer induk, dan keterangan lainya
3. Registrasikan dokumen tersebut

Pembuatan katalog, indeks dan abstraki

            Setelah inventaris lalu di lanjutkan lagi dengan pembuatan katalog, indeks dan abstrak agar tercipta alat-alat bantu bagi penelusuran informasi, alat-lat bantu penelusuran ini harus memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut:

1. Memudahkan indifidu mencari informasi yang di perlukan
2. Model maupun format yang di pakai harus konsisten dan di pakai dalam dunia dokumentasi
3. Terminologi yang di pakai dalam deskripsi alat bantu tersebut harus lazim di pergunakan dalam bidang ilmu dan teknologi
4. Alat-ala antu tersebut harus mudah terjangkau oleh peneliti, manajer dan eksekutif dan para pemaki jasa informasi lainnya
5. Unsur ekonominya tinggi

Pembuatan katalog, indeks dan abstraksi benar-benar relavan di lakukan sebagai berikut:

1. Bila dokumen berupa buku da sejenisnya mak ade berapa langkah yakni:

1.1   klasifikasi menurut sistem

1.2   buatkan katalognya

1.3   tentukan rujukan-rujukan yang di perlukan

1.4   melengkapi dokumen yang bersangkutan denga label, data slipe, kartu dan kantunga untuk mencatat tanggal peminjaman atau pengembalian

2. Bila dokumen berupa pamflet, brosur, leaflet, manuskrip yang belum terjilid, surat-surat, foto gambar dan sejenisnya, maka pengelolahanya di susun dalam vertical file cabinet dengan menggunakan foldermap.
3. Bila dokumen tersebut berupa majalah maupun surat kabar, setelah inventaris perlu di lakukan pengolahan sebagai berikut:

3.1  periksa dahulu apakah ada artikel-artikel yang perlu di dokumentasikan kepada klien-klien yang berkepentingan atasnya.

3.2   Periksa majalag atau surat kabar tersebut apakah ia termasuk media yang telah ada indeksnya sehingga tidak perlu lagi di buat indeks

3.3   Pajangkan pada rak atau stand

3.4  Lalu simpan dokumen pada file masing-masing

4. Dokuen berupa hasil penelitian, rapat, seminar dan kongres di kelola sebagaimana dokumen berupa buku perlu di buatkan abstraksinya yang bersifat deskriptif, analisis, ataupun evaluatif.

6. PELAYANAN INFORMASI

Bahwa layanan perpustakaan pada umunya lebih banyak menitik beratkan kepada penyampaian dokumen atau bukunya secar fisik, sedangkan layana suatu unit atau pusat dokumentasi seyogyanya lebih banyak memberikan tekanan kepada penyampaian informasinya. Beberapa bentuk layanan informasi yang biasa di lakukan oleh unit atau pusat dokumentasi:

Pelayana referensi

Layanan Referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus melayankan atau menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai atau pengunjung perpustakaan. Layanan referensi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang disediakan bagi pengguna untuk menemukan informasi yang dibutuhkannya. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pemakai pengunjung perpustakaan menemukan informasi dengan cara: Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai atau pengunjung perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi; Memberi bimbingan untuk menemukan koleksi referensi dan mencari informasi yang dibutuhkan; Memberi bimbingan kepada para pemakai tentang penggunaan bahan pustaka koleksi referensi^. Menurut William A. Katz mengatakan bahwa fokus dari layanan referensi adalah pada pemberian jawaban atas pertanyaan referensi atau pencarian informasi.

Current Awareness Services

Ini merupaka sekelompok layanan yang di lakukan oleh suatu unit atau pusat dokumentasi yang tujuannya memberitahukan tentang teresediaan informasi terbaru dan Selected Destimination Information (SDI) atau kesediaan informasi terpilih dan mutakhir bagi para klien. Pengetahuan atau informasi terbaru dan paling up to date bisa diperoleh dengan layanan tersebut.

Layana bibliografi

            Layanan bibliografi yaitu digunakan untuk membantu para apemakai jasa layanan informasi dalam upaya mencari atau menelusuri informasi dengan cepat dan tepat, maka ia harus memiliki karasteristik sebagai berikut:

1. Di sususn secara alfabetis
2. Di berikan keterangan teantang lokasi tempat dokumen tersebut berada
3. Di lengkapi degan rujukan-rujukan
4. Bibliografi di masukan dalam jenis bibliografi khusus yang di terbitkan secara berkala

Penyediaan fasilitas dalam layanan informasi

Sutu unit dokumentasi yang memberikan layanan informasi ke para pemakai jasa layananya dengan baik pasti menyedikan beberapa jenis fasilitas layanan:

1. Fasilitas komputer
2. Fasilitas terjemahan
3. Fasilitas reproduksi atau fotokopi

JUDUL          : DARI DOKUMENTASI KE SISTEM INFORMASI          MANAJEMEN

Pengarang      : Soejono Trimo, Mls

Penerbit          : Bandung: Remadja Karya, 1987

1. HAKIKAT INFORMASI

Menirut Mrtino (1968) esensi suatu informasi merupakan suatu produk atau hasi dari suatu proses, maka dari itu informasi di defenisikan sebagai secercah pengetahuan yang berisi suatu unsur kejutan. Jika menurut Devis (1974) informasi adalah data yang telah di proseske dalam suatu bentuk yang memberikan artikepada yang menerimanya dan mengandung nilai yang benar-benar tampak bagi pengambilan putusan-putusan pada masan kini maupun yang akan datang.

Perbedaaan interpretasi

            Mason dan mitroff (1973) telah mengemukakan pendapat mereka bahwa sistem informasi itu melayani para pemakai jasa layanan yang masing-masing memiliki suatu gaya kignitifnya sendiri-sendiri yang menghadapi suatu masalah pengambilan keputusan tertentu dalam suatu kondisi atau posisi organisasi tertentu pula. Tiga faktor yang mempengaruhi penilaian seseorang tergadap informasi:

1. Peta atau gaya kognitif orang yang bersangkutan
2. Karakteristik masalah yang di hadapi dalam pengambilan keputusannya
3. Kondisi atau posisi organisasinya

Perbedaan pengambilan keputusan yaitu, pengambilan keputusan bergaya analitis denga mereka dengan mereka yang bergay heuristis. Mereka yang terbilang bergaya analitis lebih banyak memperhatikan informasi yang sifatnya kuantitatif, sedangkan yang bergaya heuritis lebih menaruh minat padakonsep-konsep yang lebih luas dan lebih bersifat intuisi.

Menurut Lucas, interprestasi seseorang atas suatu informasi  di pengaruhi oleh faktor-faktor pribadi (personal) individu tersebut serta situasi tempat individu itu berada.

Perlunya readers’ profile cards

Para dokumentalis haris mengenal manyarakat pemakai yang bertujuan untuk, agar dokumentasi dapat mengantisipasi jenis dan tingkatan-tingkatan informasi yang bagaimana yang memang akan diminta atau di cari oleh para kliennya. sudah seharusnya para dikumentalis mengetahui dan memahami bahwa setiap individu mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda-beda, jadi sudah selayaknya suatu unit atau pusat dokumentasi memiliki suatu file yang di dalamnya di susun suatu kartu yang memuat data-data tentang para pemakaijasa layanannya (pada umumnya di sebut sebagai readers’ profile cards). Dari data itulah dapat di ketahui antara lain:

1. Nama lengkap si pemakai jasa layanan informasi
2. Alamat dan nomor telepon yang bersangkutan
3. Apa jabatan dan posisinya dalam organisasi atau korporasinya
4. Tingkat pendidikan atau keahlian
5. Bidang amenjadi minat atau perhatiannya dalam rangka tugas atau pekerjaanya
6. Bentuk sajian informasi yang di sukainya
7. Sumber data atau informasi yang di utamakannya

2. PROSEPENGAMBILAN KEPUTUSAN

Proses pengambilan keputusan adalah suatu kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan alternatif-alternatif jawaban atau pemecahan suatu masalah yang di alamnya di pertimbangkan keuntungan-keuntungan serta resiko-resiko yang di kandung dalam seiap alternatif pemecahan masalah tadi. Tujuannya adalah memilih diantara elternatf-alternatif itu yang paling mungkin di implementasikan sesuai dengan kemampuan dan sumber-sumber yang tersedia dalam suatu organisasi atau departemen atau bagian seksi yang bersangkutan.

Jenis-jenis keputusan:

1. Keputusan kategori strategic planning, yang di dalamnya si pengambil keputusan itu mengembangkantujuan-tujuan yang akan di capai dan mengatur pengalokasia sumberdaya, dana, dan waktu dalam usahanya mencapai tujuan itu.
2. Keputusan manajerial (khususnya pengendalian), dan aia mengenai pendaya gunaan sumber (daya, dana dan waktu) dalam organisasi yang sering mencakup problema-problema yang berkaitan dengan masalah personel dan finansial.
3. Keputusan yang menyangkut pengendalian operasional yang berhubungan dengan penanganan-problema-problema yang timbul dari hari-kehari yang berpengaruh pada jalannya organisasi atau korporasi.

Model pengambilan keputusan

Model pengambilan keputusan menurut simon (1965):

1. Intelligence, memutuskan adanya masalah tau identifikasi masalah
2. Design, si pengambil keputusan berusaha mengembangkan alternatif bagi pemecahan masalah tersebut
3. Choice, si pengambil keputusan memilih salah satu dari solusi-solusi yang ada
4. Implementation, si pengambil keputusan (manajer)berusaha keras agar keputusannya dapat di jalankan sepenuhnya

Model pengambilan keputusan menurut mintzberg (1976):

1. Identifikasi masalah
2. Pengembangan maslah yang di sebrangi dengan pengumpulan data dan fakta serta formulasi alternatif-alternatif
3. Seleksi alternatif atau strategi

Dalam model ini terapat 7 aktifitas rutin yang terdiri atas:

1. Pengenalan atau pemahaman masalah yang di hadapi
2. Penyelesaian alternatif-alternatif
3. Penilaian
4. Analisis
5. Tawar-menawar
6. Diagnosis, penelusuran atau pemilihan
7. Pendesainan serta pemberian wewenang

3. DARI DATA MENJADI INFORMASI

Data dalah fitur (angka-angka) yang belum bearti bila belum di garap dalam suatu struktur  atau sisiem tertentu dalam suatu media tertentu untuk memebentuk suatu ide,teori,konsep dan setersusnya dapat di mengerti. Karena ia adalah fitur (angka atau bilangan), maka ia dapat di gunakan untuk menyatakan, misalnya, jumlah uang, jumlah atau keadaan fasilitas, jumlah satuan baranga, orang dan seterusnya. Selain itu agar data menjadi informasi ia harus di proses melalui suatu penyelesaian yang cermat (dengan memeperhatikan, anatara lain, faktor-faktor kmutakhirannya, releansinya, kebenarannya, dan seterusnya).

Sebuah contoh

Seorang manajer sedang menghadapi masalah yang di timbulkan oleh karyawannya (wanita),  karena pekerjaanya kurang memuaskan, beberapa cara telah di tempuh tapi hasilnya belum tampak. Di mana sebenarnya leak masalah nya?

Mak akata lain jenid data apa yang harus di cari oleh dokumentalis dan bagaimana cara menyajikannya?

Yang pertama ialah menganalisis permasalahan tersebut, dari kajian itu ternyata ada dua variabel, kedua variabel itu faktor-faktornya adalah:

1. Variabel 1: pekerja wanita itu, dan faktor-faktor yang berpengaryh terhadapnya adalah:

1.      Jenis kelaminnya

2.      Tingkat pendidikannya

3.      Kepribadiannya

4.      Umurnya

5.      Statisnya (nikah atau belum)

6.      Interaksi sosialnya

2. Variabel 2: produktifitas kerjanya, dan faktor-faktor yang berpengaruh atasnya adalah:

1.      Gaya kepemimpinan yang tampak olehnya

2.      Isi dan konteks pekerjaannya

3.      Sisitem imbalan yang tersedia

4.      Fasilitas yang tersedia

Selain dua variabel tersebut si sokumentalis harus menelusuri data-data yang memang relavan dengan mereka, yang tersedia maupun yangdapat di carikandari pusat informasi lainny. Lalu data-data tersebut dapa di sususn dalam tabel. Dengan format informasi tersebut si manajer dapat memahami secara lansung apa yang sebenarnya menjadi inti permasalahan  yang sedang di hadapinya itu.

4. SUDAH SIAPKA KE KOMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM

Jika membahas judul di atas maka akan uncul pertanyaan, bagaimanakak pesawat komputeritu akan di pasang dalam organisasi atau korporasi?, dan mampukah  kompeter dan file-file terbatas sedewa ini. Pemasangan instalasi komputer bertujuan agar tercapai ingkat efesiensi dan kapasitas pemrisesan informasi yang setinggi mungkin sesuai dengan oleh pihak manajemenmaupun para pemakai jasa layanan informasi liannya.

Jenis keputusan dan kemampuan komputer

Jenis keputusan yang di ambil oleh manajer:

1. Keputusan yang berupa perencanaan
2. Keputusan yang berkaitan dengan usaha pengendalian
3. Keputusan-kepusan pengendalian oprasional

Mesin-mesin kompeter memang amat sanangat nermanfaat bagi kelancaran kerja pegawai, namun mereka kurang banyak bermanfat bagi sektor-sektor lainnya. Hasil studi yang di kerjakan oleh Lucas (1974) telah menunjukan bahwa sistem informasi  yang komputer-based itu hanya bermanfaat bagi para pegawai dan strata bawahan, para pengawas, dan para akuntan.

Implikasinya pada unit atau pusat dokumen

Keterbatasan komputer ada dalam dua hal yaitu:

1. Jika kepuusan yang di ambil lebih banyak menuntut ketrampilan dalam the art of management dari pada management science yang lebih mengutamakan aspek-aspek yang rasional dan menentukan alternatif-alternatif jawaban atau pemecahan atas suatu masalah.
2. Bila masalah itu sifatnya khas organisasi atau korporas yang bersangkutan sehingga keputusan untuk itu belum struktural.

Kelemahan suatu unit pusat dokumentasi bila di bandingkan dengan suatu sistem informasi yang telah computer-based adalah:

1. Dalam waktu pelayanan
2. Adanya layanan time sharing dari fasilitas komputer
3. Lazimnya suatu pusat dokumentasi kurang lengkap koleksinya tentang keputusan-kepuusan yang telah terstruktur.

Untuk menutupi kelaman-kelemahan inilah maka memang ada kecenderungan pada waktu sekarang untuk untuk melengkapi unit atau pusat dokumentasi dengan fasilitas komputer.

5. HARUSKAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (MIS) DIASSOSIAKAN DENGAN KOMPUTER

Sistem manajemen terdiri atas tiga kata, yakni sistem, informasi danmanajemen, yang secara keseluruhan memberikan arti dan manfaat tentu kepada semua tingkatan manajemen suatu organisasi atau korporasi dalam proses pengambilan keputusan maupun dalam pengendalian produkdari implementasi keputusan tadi. Sistem itu sendiri di artikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri atas komponen-komponen yang saling berhubungan erat menurut suatu rencana tertentu upaya pencapaian suatu atau beberapa tujuan tertentu. Kecuali komponen itu memiliki sifat saling bergabntung satu sama lainnya dalam proses penyelesaian tugasnya.

Maka sesuai dengan pengertian tadi sisitem informasi dalam suatu organisasi atau korporasi:

1. Bila di tinjau secara mikro dapat terdiri atas unit-unit arsip, dokumentasi, perpustakaan, dan unit kompter yang semuanyamerupakan sumberinforasi bagi oraganisasi atau korporasi atau,
2. Bila di tinjau secara mikro komponen itu dapat terdiri atas tenaga manusia, perlengkapan atau peralatan yang di gunakan dan sumber-sumber informasi.

Sisitem adalah suatu kesatuan kerja yang mampu memberikan informasi secara capet dan tepat kepada para pemakai jasa informasi, dan mereka itu terdiri atasunit arsip, dokumentasi, perpustakaan, plus komputer.

Manajemen adalah suatu proses yang jelas yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pengomandoan, dan pengendalian yang di jalankan untuk menetapkan dan mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Enam aspek aktivitas manajemen:

1. Aspek oprasional
2. Aspek empiris
3. Aspek prilaku manusia
4. Aspek sisitem sosialnya
5. Teori pengambilan keputusan
6. Pengkajian-pengkajian cara matematisnya

Perencanaan

Perencanaan merupakan titik awal kegiatan akan menentukan sasaran yang akan dicapai, tindakan yang akan dilakukan, bentuk organisasi yanh tepat dan orang-orang yang bertanggung jawab atas suatu kegiatan. Planning (perencanaan), menentukan tujuan untuk kinerja organisasi dimasa depan serta memutuskan tugas dan penggunaan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Langkah-langkah perencanaan perpustakaan adalah penetapan visi, misi, tujuan, identifikasi kekuatan dan kelemahan, dan memahami peluang dan ancaman.

            Prinsip-prinsip perencanaan:

1. Efisiensi kontribusinya
2. Faktor waktu yang memadai
3. Alternatif-alternatif rencana yang ada
4. Keluesan rencana
5. Faktor pembatas memahami faktor yang rawan dan jalan keluarnya

Budgeting

Anggaran perpustakaan diperlukan untuk menghidpi dan mengembangkan aktivitas perpustakaan. Budgeting merupakan rencana fiansial, dan sebagai suatu alat manajemen ia memberi batasan-batasan dalam organisasi atau korporasi, hingga di mana segala aktifitas dapat di jalankan dalam upaya mencapai tujuan akhir yang di hrapkan.

Penyusunan anggaran yang jelas merupakan keharusan.

Adanya anggaran diharapkan mampu berfungsi sebagai:

(a)    Alat perencanaan

Perencanaan dan pengambilan keputusan suatu langkah mendatang memerlukan perhitungan yang matang untuk mengetahui kelayakannya, baik dari sgi segi ekonomi maupun segi opersional. Anggaran yang menunjukan ketidaklayakan harus diubah sedemikian rupa dan didesain agar sesuai dengan keinginan.

(b)   Alat koordinasi (coordinating)

Koordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungka, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Dalam penyusunan perencanaan, akan terkait berbagai bidang, bagian, dan unit dalam suatu lembaga. Apabila terjadi ketidaksesuaian antar bidang atau unit kerja dapat dirundingkan kembali bagaimana baiknya.

(c)    Alat pengendalian

Salah satu tujuan pengendalian adalah agar sasaran yang ditetapkan dapat dicapai. Oleh karena itu, dengan memperhatikan anggaran dan realisasinya akan lebih muda diketahui jika terdapat penyelewengan. Dengan demikian, agar segera diadakan peringatan dan pembetulan, yakni dengan mengatur langkah-langkah yang sesuai.

(d)   Menetapkan standar kegiatan yang akan dilaksanakan

Dengan anggaran yang sudah pasti, seluruh kegiatan dalam perpustakaan dapat segera dilaksanakan sesuai perencanaan karena jaminan biaya. Bagaimanapun bagusnya program, apabila tidak ada anggarannya, maka program itu akan tersendat-sendat.

Peran-peran interpersonal

Peran Interpersonal yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi :

1. Figureheadatau Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.
2. Leader atau  Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan atau bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.
3. Liaison atau Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

Peran Informasi manajer

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi. peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dimilikinya, meliputi:

1. Monitor atau Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.
2. Disseminator atau Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
3. Spokeperson atau Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.

Peran Dalam Pengambil Keputusan

Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi:

1. Entrepreneur atau Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
2. Disturbance Handler atau Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
3. Resource Allicator atau Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
4. Negotiator atau Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

6. MARI MENGENAL CARA KERJA KOPUTER

Ketika kita berbicara masalah cara kerja komputer, maka kita harus mengenal sistem komputer pada umumnya. Sistem komputer adalah suatu kumpulan dari beberapa elemen seperti perangkat keras, perangkat lunak dan penggunanya yang berinteraksi untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Jadi cara kerja komputer sangat ditentukan dari kinerja ketiga elemen yang disebutkan diatas. Jika antara satu dengan lainnya tidak ada interaksi, maka komputer tidak akan bekerja secara normal atau bahkan tidak bekerja sama sekali.

Perangkat Lunak (software) merupakan suatu program yang dibuat oleh pembuat program untuk  menjalankan perangkat keras komputer. Perangkat Lunak adalah program yang berisi kumpulan instruksi untuk melakukan proses pengolahan data. Software sebagai penghubung antara manusia sebagai pengguna dengan perangkat keras komputer, berfungsi menerjemahkan bahasa manusia ke dalam bahasa mesin sehingga perangkat keras komputer memahami keinginan pengguna dan menjalankan instruksi yang diberikan dan selanjutnya memberikan hasil yang diinginkan oleh manusia tersebut.

Pengertian dari hardware atau  dalam bahasa indonesianya disebut juga dengan nama perangkat keras adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi. Hardware dapat bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan ada padanya, atau yang juga disebut dengan dengan istilah instruction set. Dengan adanya perintah yang dapat dimengerti oleh hardware tersebut, maka hardware tersebut dapat melakukan berbagai kegiatan  yang telah ditentukan oleh pemberi perintah.

Secara fisik, Komputer terdiri dari beberapa komponen yang merupakan suatu sistem. Sistem adalah komponen-komponen yang saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Apabila salah satu komponen tidak berfungsi, akan mengakibatkan tidak berfungsinya suatu komputer dengan baik. Komponen komputer ini termasuk dalam kategori elemen perangkat keras (hardware).

Model dasar mesin komputer

1.      Pemroses

• Berfungsi untuk mengendalikan operasi komputer dan melakukan fungsi pemrosesan data.
• Pemroses melakukan operasi logika dan mengelola aliran data dengan membaca instruksi dari memori dan mengeksekusinya.
• Langkah kerja pemroses :
• Mengambil instruksi biner dari memori
• Mendekode instruksi menjadi aksi sederhana
• Melakukan aksi
• 3 Tipe operasi komputer :
• Operasi aritmatika (ADD, SUBSTRACT, MULTIPLY, DIVIDE)
• Operasi logika (OR, AND, XOR, INVERTION)
• Operasi pengendalian (LOOP, JUMP)
• Pemroses terdiri dari :
• ALU (Aritmatic Logic Unit), berfungsi untuk melakukan operasi aritmatika dan logika
• CU (Control Unit), berfungsi untuk mengendalikan operasi yang dilaksanakan sistem komputer.
• Register-register, berfungsi untuk :
• Membantu pelaksanaan operasi yang dilakukan pemroses
• Sebagai memori yang bekerja secara cepat, biasanya untuk tempat operand-operand dari operasi yang akan dilakukan.
• Terbagi menjadi register data dan register alamat.
• Register data terdiri dari general dan special purpose register.
• Register alamat berisi :
• Alamat data di memori utama
• Alamat instruksi
• Alamat untuk perhitungan alamat lengkap
• Contoh : register indeks, register penunjuk segmen, register penunjuk stack, register penanda (flag)

• Pemroses melakukan tugasnya dengan mengeksekusi instruksi-instruksi di program dengan mekanisme instruksi sebagai berikut :.
• Pemroses membaca instruksi dari memori (fetch)
• Pemroses mengeksekusi instruksi (execute)
• Eksekusi program berisi pengulangan fetch dan execute. Pemrosesan satu instruksi disebut satu siklus instruksi (instruction cycle).

2.      Memori

• Berfungsi untuk menyimpan data dan program
• Biasanya volatile, tidak dapat mempertahankan data dan program yang disimpan bila sumber daya energi (listrik) dihentikan.
• Konsep program tersimpan (stored program concept), yaitu program (kumpulan instruksi) yang disimpan di suatu tempat (memori) dimana kemudian instruksi tersebut dieksekusi.
• Setiap kali pemroses melakukan eksekusi, pemroses harus membaca instruksi dari memori utama. Agar eksekusi dilakukan secara cepat maka harus diusahakan instruksi tersedia di memori pada lapisan berkecepatan akses lebih tinggi. Kecepatan eksekusi ini akan meningkatkan kinerja sistem.
• Hirarki memori berdasarkan kecepatan akses :
• Register (tercepat)
• Cache memory ; Memori berkapasitas terbatas, berkecepatan tinggi yang lebih mahal dibanding memori utama. Cache memory adalah diantara memori utama dan register, sehingga pemroses tidak langsung mengacu memori utama tetapi di cache memory yang kecepatan aksesnya lebih tinggi.
• Main memory
• Disk cache (buffering) ; Bagian memori utama untuk menampung data yang akan ditransfer dari/ke perangkat masukan/keluaran dan penyimpan sekunder. Buffering dapat mengurangi frekuensi pengaksesan dari/ke perangkat masukan/keluaran dan penyimpan sekunder sehingga meningkatkan kinerja sistem.
• Magnetic disk
• Magnetic tape, optical disk (paling lambat)

3.      Perangkat Masukan dan Keluaran (I/O)

• Adalah perangkat nyata yang dikendalikan chip controller di board sistem atau card.
• Controller dihubungkan dengan pemroses dan komponen lainnya melalui bus.
• Controller mempunyai register-register untuk pengendaliannya yang berisi status kendali.
• Tiap controller dibuat agar dapat dialamati secara individu oleh pemroses sehingga perangkat lunak device driver dapat menulis ke register-registernya sehingga dapat mengendalikannya.
• Sistem operasi lebih berkepentingan dengan pengendali dibanding dengan perangkat fisik mekanis
• Perangkat I/O juga memindahkan data antara komputer dan lingkungan eksternal.
• Lingkungan eksternal dapat diantarmuka (interface) dengan beragam perangkat, seperti :
• Perangkat penyimpan sekunder
• Perangkat komunikasi
• Terminal

4.      Interkoneksi antar Komponen

• Adalah struktur dan mekanisme untuk menghubungkan antar komponen dalam sistem komputer yang disebut bus.
• Bus terdiri dari tiga macam, yaitu :
• Bus alamat (address bus) ; Berisi 16, 20, 24 jalur sinyal paralel atau lebih. CPU mengirim alamat lokasi memori atau port yang ingin ditulis atau dibaca di bus ini. Jumlah lokasi memori yang dapat dialamati ditentukan jumlah jalur alamat. Jika CPU mempunyai N jalur alamat maka dapat mengalamati 2 pangkat N (2^N) lokasi memori dan/atau port secara langsung.
• Bus data (data bus) ; Berisi 8, 16, 32 jalur sinyal paralel atau lebih. Jalur-jalur data adalah dua arah (bidirectional). CPU dapat membaca dan mengirim data dari atau ke memori atau port. Banyak perangkat pada sistem yang dihubungkan ke bus data tetapi hanya satu perangkat pada satu saat yang dapat memakainya.
• Bus kendali (control bus); Berisi 4-10 jalur sinyal paralel. CPU mengirim sinyal-sinyal pada bus kendali untuk memerintahkan memori atau port. Sinyal bus kendali antara lain :
• Memory read ; Untuk memerintahkan melakukan pembacaan dari memori.
• Memory write ; Untuk memerintahkan melakukan penulisan ke memori.
• I/O read ; Untuk memerintahkan melakukan pembacaan dari port I/O.
• I/O write ; Untuk memerintahkan melakukan penulisan ke port I/O.
•  Mekanisme pembacaan ; Untuk membaca data suatu lokasi memori, CPU mengirim alamat memori yang dikehendaki melalui bus alamat kemudian mengirim sinyal memory read pada bus kendali. Sinyal tersebut memerintahkan ke perangkat memori untuk mengeluarkan data pada lokasi tersebut ke bus data agat dibaca CPU.
• Interkoneksi antar komponen ini membentuk satu sistem sendiri, seperti ISA (Industry Standard Architecture), EISA (Extended ISA) dan PCI (Peripheral Component Interconnect).
• Secara fisik interkoneksi antar komponen berupa “perkawatan”.
• Interkoneksi memerlukan tata cara atau aturan komunikasi agar tidak kacau (chaos) sehingga mencapai tujuan yang diharapkan.

Sarana untuk masukan

1.                                      Pita kertas

2.                                      Kartu berlubang

3.                                      Key-to-tape dan key-to-disk

4.                                      Magbetic-ink character recignition (MIRC)

5.                                      Mark-sensing

6.                                      Pesawat pembaca karakter

7.                                      Aneka ragam jenis terminal

Sarana untuk keluaran

1. Paper tape
2. Kartu punch
3. Mesin cetak baris
4. Computer output to microfilm (COM)
5. Audio response
6. Terminal-terminal

Mini komputer

Mini komputer adalah mesin komputer yang harganya murah yang hanya mampu menangani sejumlah kata yang terbatas, hanya bsa 18 bit.

7. SISITEM FILING DATA

Adalah metode untuk memberi nama pada berkas dan meletakkannya pada media penyimpanan. Semua sistem operasi mulai dari dos, windows, macintosh dan turunan unix memiliki sistem berkas sendiri untuk meletakkan file dalam sebuah struktur hirarki. Contoh dari sistem berkas termasuk di dalamnya fat, ntfs, hfs dan hfs+, ext2, ext3, iso 9660, ods-5, dan udf. Beberapa sistem berkas antara lain juga journaling file system atau versioning file system. Sistem berkas juga menentukan konvensi penamaan berkas dan peletakan berkas pada stuktur direktori.

Serial acsess

            Ia merupakan suatu susunan yang di lakukan secara betrurut-turut di bawah kata-kata kunci dari data atau rekaman.

Pengorganisasian secara sekuensial

adalah penyusunan Berkas atau file yang disusun sedemikian rupa sehingga dapat diakses secara sequential maupun secara direct (langsung) atau kombinasi keduanya, direct dan sequential.

Pengorganisasian secara acak

Dalam metode ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan dalam media fisik secara acak (random). Metode ini akan menimbulkan beberapa masalah, yaitu adanya alamat yang muncul lebih dari satu kali, dan ada alamat yang tidak pernah muncul sama sekali. Permasalahan seperti ini diatasi dengan teknik overflow location, yaitu dengan menggunakan alamat yang ada disampingnya.

Index Sequential File

merupakan perpaduan terbaik dari teknik Sequential dan random file. Pada teknik penyimpanan yang dilakukan, menggunakan suatu index yang isinya berupa bagian dari data yang sudah tersortir. Index ini diakhiri denga adanya suatu pointer (penunjuk) yang bisa menunjukkan secara jelas posisi data yang selengkapnya. Index yang ada juga merupakan record-key (kunci record), sehingga kalau recordkey ini dipanggil, maka seluruh data juga akan ikut terpanggil.

Chained file

            Suatu bentuk tata rekama data-data dalam suatu file tanpa mempedulikan urutan fisik data-data yang di rekan tersebut.

JUDUL          : BUKU PEDOMAN PERPUSTAKAAN DINAS DEPARTEMEN AGAMA R.I

Pengarang      : Departemen Agama R.I

Penerbit          : Jakarta, 2011

BAB II

A.                                                          JENIS-JENIS PERPUSTAKAAN DI INDONESIA

1.             Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, selanjutnya disebut Perpustakaan Nasional, adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang berkedudukan di Ibukota Negara.

2.             Perpustakaan Provinsi adalah Lembaga Teknis Daerah Bidang Perpustakaan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Provinsi yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah provinsi serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat.

3.             erpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat di lingkungan Perguruan Tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan Perguruan Tinggi, dengan tujuan utama membantu Perguruan Tinggi mencapai tujuannya. Tujuan perguruan tinggi di Indonesia yaitu dikenal dengan nama Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat). Yang termasuk perpustakaan Perguruan Tinggi yaitu perpustakaan jurusan, fakultas, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik, dan akademik.

4.             Perpustakaan Sekolah adalah perpustakaan yang tergabung dalam sebuah sekolah yang dikelola oleh sekolah yang bersangkutan untuk mencapai tujuan pendidikan secara umum. Perpustakaan sekolah termasuk didalamnya yaitu: 1. Perpustakaan Taman Kanak-kanak. 2. Perpustakaan SD. 3. Perpustakaan SLTP. 4. Perpustakaan SLTA.

5.             Perpustakaan Umum Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani masyarakat umum.

6.             Perpustakaan Khusus  Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh kantor atau instansi yang tujuannya adalah untuk untuk menunjang kegiatan kantor atau instansi dimana perpustakaan itu berada.

B.            TUGAS DAN FUNGSI PERPUSTAKAAN DINAS

Tugas perpustakaan dinas adala sebagai pusat dokumentasi dan informasi guan menunjang kelancaran tugas intansi yang bersangkutan.

Fungsinya:

1.      Memilih data dan mengadakan bahan pustaka

2.      Mengolah bahan pustaka

3.      Memberikan layanan pinjaman bahan pustaka

4.      Pegadaan kerjasama

C.                                                                               KEDUDUKAN DAN PERANAN PERPUSTAKAAN DINAS

Kedudukanya Bernaung di bawah badan atau  instansi atau lembaga atau organisasi tertentu seperti organisasi profesi, perusahaan, pusat studi, departemen.

Peranan Menyediakan sarana atau tempat untuk menghimpun berbagai sumber informasi untuk dikoleksi secara terus menerus, diolah dan diproses.
Sebagai sarana atau wahana untuk melestarikan hasil budaya manusia ( ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya ) melalui aktifitas pemeliharaan dan pengawetan koleksi.

BAB III

PEMBINAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN DINAS

A.        JENIS KOLEKSI

1. Koleksi tercetak
2. Koleksi yang terekan

B.         PEMILIHAN DAN  PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

1. Sesuia dengan kebutuhan
2. Upayakan edisi terbaru
3. Upayakan nama pengarang cukup terkenal
4. Upayakan penerbit cukup terkenal
5. Isi buku baik
6. Bentuk fisik buku baik
7. Upayakan bahan pustaka tercetak dan terekan

C.        PEMESANAN BAHAN PUSTAKA

Yaitu penambahan bahan pustaka dengan cara membeli dengan jumlah besar dengan cara administratif pemesana.

D.        INVENTARISASI KOLEKSI PUSTAKA

Inventarisasi koleksi pustaka adalah kegiatan mencatat penambahan bahan pustaka ke dalam buku induk secara baik dan teratur sehingga dapat diketahui ragam bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan beserta jumlahnya.

BAB IV

PENGOLAHAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN DINAS

A.                                                  KLASIFIKASI

klasifikasi adalah kegiatan mengelompokkan bahan pustaka berdasarkan kesamaan subyek atau topiknya dengan berpedoman pada metode atau sistem tertentu. 

B.                                                   PEMBUATAN KATALOG

Proses pembuatan kartu catalog dilakukan sesudah bahan pustaka benar- benar telah menjadi milik perpustakaan atau telah diinventarisir. Proses ini bias diawali dengan pembuatan T-Slip (Temporary-Slip) yaitu informasi mengenai bahan pustaka yang nantinya akan menjadi bahan pembuatan kartu utama ( Main Entry). Informasi tersebut dapat dibuat didalam kertas ¼ folio dan meliputi :

1.      Nama pengarang

2.      Judul

3.      Edisi

4.      Imprint/ impressium (informasi tentang kota terbit, penerbit, dan tahun terbit)

5.      Kolasi (informasi tentang jumlah halaman, ada tidaknya : bibliografi, indeks, ilustrasi, table, dan ukuran buku)

6.      Anotasi (informasi mengenai judul seri)

7.      Traicing (informasi lain yang berhubungan dengan berapa banyak kartu catalog dibuat)

C.                                                  PENGOLAHAN PRODUK PERUNDANG-UNDANGAN

Salah satu yang di olah oleh unit kerja perpustakaan dinas adalah perundang-undangan baik produk departemen agama maupun non departemen agama.

D.                                                  MELENGKAPI FISIK BUKU

1. Kantong dan kartu buku
2. Label buku
3. Lembar tanggal kembali

E.                                                   CARA MENGATUR BUKU DI RAK

Susun buku di rak berdasarkan nomor klasifikasi (kegiatan ini disebut shelving). Ada 2 cara menyusun koleksi, yaitu penempatan relatif (berdasarkan nomor kelas/subjek) dan penempatan tetap (berdasarkan nomor urutan pada rak). Susunan bisa terpisah-pisah berdasarkan ukuran buku, dan kegunaan buku (misalnya buku rujukan, buku biasa, dll). Untuk koleksi audiovisual sebaiknya disimpan dalam ruangan ber-AC.

F.                                                   CARA MENYUSUN KARTU KATALOG

Susun kartu katalog di laci katalog berdasarkan jajaran entri judul buku berabjad, pengarang berabjad, subjek berabjad dan nomor klasifikasi. Kemudian, susun kartu shelflist, yaitu katalog khusus untuk digunakan dalam stock opname.

BAB V

PELAYANAN KEPADA UNIT KERJA DAN MASYARAKAT

A.    PELAYANA PEMINJAMAN

Sistem layanan dibedakan 2 jenis, yaitu layanan terbuka dan layanan tertutup. Layanan terbuka mempersilakan pengguna memilih sendiri pustaka yang diminati dari rak buku atau pustaka lainnya, sedangkan layanan tertutup tidak mengizinkan pengguna langsung ke rak. Dalam bagian ini, pembahasan layanan akan dibatasi.

B.     PELAYANAN REFERENSI

Layanan Referensi adalah salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus melayankan atau menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai atau pengunjung perpustakaan.

C.    JENIS PELAYANA LAINNYA

Jenis layanan lainnya adalah pelayanan jasa informasi, jasa dokumentasi, jasa penerjemag dan lain-lain.

D.    PEMBiNAAN MINAT BACA

Intruksi Presiden RI No. 15 Tahun 1974, Tanggal 13 September 1974, Pasal 4 bahwa yang dimaksud dengan pembinaan secara menyeluruh mencakup "perencanaan,  pengaturan,   pengendalian,   dan penilaian kegiatan" yang berhubungan dengan suatu sistem tertentu. Dengan demikian pembinaan minat baca mencakup perencanaan, pengaturan, pengendalian dan penilaian terhadap kegiatan penumbuhan dan pengembangan minat baca.

BABA VI

TATA RUANG DAN PRABOT PERPUSTAKAAN

A.           KEADAAN RUANG

1.      Lokasi perpustakaan harus sentral

2.      Situasi gedung memenuhi persyaratan

3.      Kapasitas perpustakaan harus sesuai

B.            PRABOT DAN OERALATAN

1.      Rak buku

2.      Meja dan kursi

3.      Meja sirkulasi

4.      Lemari katalog

5.      Meja dan komputer

6.      Rak majalah dan lain-lain

C.           TATA RUANG PERPUSTAKAAN

Tata Ruang Perpuskaan dalam menyusun konsep tata ruang perpustakaan hendaknya berpedoman pada prinsip-prinsip arsitektur yang meliputi kenyamanan, keindahan, dan keharmonisan ruangan. Dengan penyusunan konsep yang baik, akan memberikan kepuasan fisik dan psikis kepada para punggunanya. Oleh karena itu, dalam penyusunan konsep harus diperhitungkan tentang kebutuhan pemakai, tata ruang, dan lingkungan di sekitar perpustakaan.

BAB VII

LAIN-LAIN

A.    PROMOSI PERPUSTAKAAN

Promosi perpustakaan adalah aktivitas memperkenalkan perpustakaan dari segi fasilitas, koleksi jenis layanan, dan manfaat yang dapat diperoleh oleh setiap pemakai perpustakaan secara lebih terperinci.

B.     JARINGAN KERJASAMA PERPUSTAKAAN

Adalah menjalin kerjasama antar perpustakaan dinas di jajaran departemen agama dengan perpustakaan lain,

C.    MITRA PERPUSTAKAAN

Mitra perpustakaan adalah lembaga atau perorangan yang di harapkan dapat memberikan bantuan kepada perpustakaan dinas dalam rangka membina dan mengembangkan perpustakaan.

D.    PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

engembangan perpustakaan perlu dilakukan perpustakaan agar tidak tertinggal dengan dunia luar yang dinamis sekaligus menjaganya agar tetap sejalan dengan tujuan lembaga induk. Umumnya ada 3 aspek yang perlu dikembangkan dalam perpustakaan, yaitu pengembangan koleksi, pengembangan sarana simpan dan temu kembali koleksi, dan pengembangan staf.